هنگام انتخاب محل برگزاری رویداد خود، به این نکات توجه کنید- بخش اول

هنگام سازماندهی برای برگزرای یک رویداد، شما باید تصمیمات زیادی بگیرید اما تصمیمی که بیشترین تاثیر را در رویداد شما خواهد داشت انتخاب محل برگزاري است. این انتخاب روی  ابعاد دیگر برگزاری رویداد مانند تاریخ، ساعت، نوع پذیرایی و تجربه‌هایی که در ذهن شرکت‌کنندگان ایجاد می‌شود، تاثیر مستقیم دارد.

هنگام انتخاب محل برگزاری رویداد خود، به این نکات  توجه کنید- بخش اول

با این وصف انتخاب محل برگزاری رویداد یک تصمیم حساس خواهد بود، که با دقت و ظرافت باید به آن رسید. با توجه به برگزاری رویدادهای مختلف و همینطور مطالعات مقاله‌های متعدد به یک سری دستورالعمل اجرایی برای انتخاب مکان یک رویداد دست پیدا کردیم که در ادامه آنها را در 2 مقاله برای شما بیان می‌کنم.  

به این نکته توجه کنید که هرچه سریعتر در انتخاب محل برگزاری رویداد خود به تنتیجه برسید، زمان بیشتری برای هماهنگی‌های بعدی رویداد خود خواهید داشت.، بهتر. با درک مناسب از برنامه رویداد و دانستن  سه موضوع مقدار بودجه، حجم رویداد مورد نظر و مقدار فضای لازم، شما راحت‌تر می‌توانید جستجوی خود را برای محل مناسب انجام دهید. بهترین زمانی که باید به انتخاب خود را انجام داده باشید حداقل 4 تا 6 ماه زودتر از تاریخ برگزاری رویداد خواهد بود و این بسته به حجم رویداد شما می‌تواند متغیر باشد.

اما در موقع جستجو برای محل رویداد خود چه کارهایی را باید انجام داده و به چه نکاتی توجه کنیم؟

1. محل رویداد:

به احتمال زیاد بارها به این موضوع فکر کرده‌اید که چه محل و منطقه جغراقیایی برای رویداد شما مناسب است و رسیدن به پاسخ این سوال مخصوصا در شهرهای بزرگ بسیار مهم خواهد بود. به طور مثال برای برگزاري يك رویداد محلی، شما باید به دنبال مکاني در فاصله معقول از خانه‌های شرکت‌کنندگان و یا محل کار آنها باشيد. اگر تعداد زیادی از شرکت‌کنندگان از خارج از شهر برای این رویداد حضور پیدا می‌کنند، انتخاب محلي در نزدیکی فرودگاه یا هتل‌ آنها مفید خواهد بود. در هر مورد، فراموش نکنید که گزینه‌های ترافیک، حمل و نقل عمومی و پارکینگ را نيز بايد در نظر بگیرید.

اگر می‌خواهید شرکت‌کنندگان به موقع در محل رویداد حضور داشته باشند برنامه‌اي برروي  تلفن‌های همراه آماده کنید تا با استفاده از نرم‌افزارهای مکان‌یاب به راحتی اطلاعات مورد نظر از قبيل پارکینگ را پیدا کنند. اگر محل برگزاری در محوطه دانشگاه یا مؤسسه باشد، نقشه‌هایی که با پین علامت‌گذاری شده‌اند هم کمک زیادی به مدعوین خواهد كرد و اگر جلسات متعدد و موازی در رویداد برگزار می‌کنید نقشه‌هایی باجزییات سالن‌های داخل محل برگزاری جهت آسان کردن تردد مدعوين موثر خواهد بود و تجربه خوبی برای آنها ایجاد خواهد كرد.

2. پارکینگ:

جای پارک برای رویدادها مخصوصا در کلانشهرهایی مثل تهران به یک معضل بزرگ تبدیل شده و اگر محل برگزراي رویداد پارکینگ داشته باشد مزیتي بسیار بزرگ محسوب می‌شود. اگر محل مورد نظر شما پارکینگ ندارد به بررسی پارکینگ‌های عمومی اطراف آن بپرازيد تا بتوانید به تعاملی با آنها رسیده و مدعوین خود را به آنجا هدایت کنید و اگر هیچکدام از این دو گزینه وجود نداشت بهتر است این محل را از لیست خود حذف نمائيد. البته راه‌هایی مثل تعامل با شرکت‌های حمل و نقل مسافر مانند اسنپ و تپسی هم وجود دارد که با تخفیف مدعوین شما را به محل رویداد آورده و بازگردانند.

3. ظرفیت و حداقل:

ظرفیت محل برگزاری چقدر است؟  به اندازه و حجم رویداد خود توجه  کنید و برنامه‌های جنبی را هم در نظر بگیرید. به بازدید تمام سالن‌ها و اتاق‌های محل برگزرای بپردازید و به حداقل و حداکثر ظرفیت آن محل دست پیدا کنید تا مجبور نشوید 150 نفر را در یک سالن با ظرفیت 70 نفر جا  دهید. همچنين توجه به موارد ایمنی محل مورد نظر مانند پله‌های فرار سیستم اطفا حریق و ... نيز بسیار اهميت دارد. به حداقل‌ فضاهای مورد نیاز خود مانند فضای استراحت و فضای پذیرایی دقت کنید تا  شرکت‌کنندگان اوقات خوش و به دور از استرسی را در رویداد شما سپری کنند.

 

4. خدمات و امکانات:

آیا محل برگزاری آشپزخانه دارد و آیا می تواند غذا برای رویداد شما فراهم کند؟ اگر چنین است، به بررسی هزینه‌ها بپردازید و در صورت مقرون به صرفه بودن این خدمات یک امتیاز مهم محسوب می‌شود البته ممکن است محل برگزاری دارای آشپزخانه نباشد اما با تامین کننده‌ای قرارداد داشته باشد و این مهم را برای رویداد شما انجام دهد که در هر دو صورت حتما غذا و موارد مورد نظر خود را تست کنید تا مبادا تجربه ناخوشایندی برای مدعوین شما اتفاق بیفتد و اگر هم محل مناسبی است برای تامین غذا و موراردی از این دست به تعامل با تولیدکنندگان مختلف بپردازید و شاید بتوانید بخشی از این هزینه ها را با اسپانسرینگ برای یک تامین‌کننده پوشش دهید.

از چه میز و صندلی‌هایی استفاده شده؟ در صورتي كه در محل برگزاری از میز و صندلی‌های مخمل و با کیفیت بالا استفاده ميشود در واقعاز لحاظ مالی و وقت صرفه‌جویی کرده‌اید چرا که دیگر نیازی به ارتباط با تامین‌کنندگان این نوع کالاها و صرف وقت و هزینه اضافی ندارید و فقط باید دقت کنید با توجه به نیاز شما چیدمان انجام شود.

آیا محل انتخابي شما خدمه‌ای برای پذیرایی و تمیز کردن در هنگام برگزاری رویداد دارد؟ اگر محل مورد نظر شما برای نظافت و پذيرايي نيروي خدماتي دارد و در اختیارتان می‌گذارد خوشحال باشید چرا كه در غیر این صورت بايد به فکر آماده کردن تیمی برای انجام این امور باشید  تا تجربه خوبي برای مدعوین رویداد رقم بزنيد.

آیا سیستم صوتی و تصویری دارد؟ برخی از سالن­ها مجهز به سیستم صوتی و تصویری مي­باشند كه در صورت عدم تجهيز بودن به سيستم مذكور بايد قید آنجا را بزنید. هميچنين لازم است كه سیستم قبل از روز برگزاري تست شود و از سالم بودن و کیفیت مطلوب آن اطمينان حاصل نمائيد.

5. طراحی محل برگزاری:

اگرچه در ابتدا فرآیند برنامه‌ریزی یک رویداد، بدنبال محل برگزاری آن خواهید بود، اما یک ایده نسبی راجع به اتفاقات و نوع فعالیت‌هایی که در رویداد انجام خواهيد داد، داشته باشید تا با دیدی بازتر به امکانات مورد نیاز جهت برگزاري رویداد بپردازيد .

در حالی که مکان مورد نظر خود را جستجو می‌کنید، یک طرح طبقه بندی شده برای هر محلی که در انتخاب اولیه شما وجود دارد آماده کنید و با طرح اولیه رویداد خود مقايسه کنید. در مرحله بعد با لیست اتفاقات رویداد و علاقه‌مندی‌های خود به بررسی محل‌ برگزاري رفته و از نکات مهمی مانند سیستم‌های صوتی و تصویری، محل قرار گرفتن آنها، وسایل پذیرایی، محل سالن هاي  مختلف و ... بازدید کنید.

نحوه حرکت مدعوین از زمان ورود به محل رویداد تا لحظه خارج شدن از آن. نوع جریان حرکتی مورد نظر برای هر رویداد متفاوت خواهد بود. در این حوزه چه توقف‌هایی وجود خواهد داشت؟  محل ثبت اطلاعات مدعوین؟ درهای سالن؟ تمام جزییات را به خاطر بسپارید و یادداشت کنید. در این صورت متوجه خواهید شد میزها، صندلی‌ها، دکورها، ابزار تبلیغاتی و تابلوها را چگونه و در چه محل‌هایی قرار دهید تا جریان حرکتی مدعوین را مختل نکند.

فعالیت‌های رویداد شما:  اگر می‌خواهید رویداد شما سخنران يا سخنراناني داشته باشد، نیاز به نقطه کانونی كه قابل دید از همه جای سالن باشد، داريد که خود این امر نیاز به مراحلی مانند نصب دکور، جای سخنران و ... دارد پس دانستن برنامه‌هاییک رویداد در انتخاب محل آن بسیار تاثیرگذار است.

درباره نویسنده

نظرات

نظرات خود را ارسال نمایید.